ELAN: Les nouvelles règles de transmission des archives du syndicat
La transmission des archives et de la comptabilité du syndicat par l’ancien syndic dans des délais courts est bien souvent un problème récurrent en cas de changement de mandataire.
Il est également fréquent que seule une partie des archives et documents soient transmis par l’ancien syndic. L’absence de certaines pièces, pourtant essentielles, devient problématique notamment dans les actions judiciaires en vue de recouvrer les charges impayées.
La Loi Elan a adapté les règles de transmission en prenant compte :
- de l’évolution de la technologie et du développement de la dématérialisation,
- de l’obligation du syndicat d’avoir un compte bancaire ouvert à son nom.
Cette modification permet de rappeler :
- que toutes les pièces et archives du syndicat doivent être transmises sans exception
- que la responsabilité de la préservation des archives et documents revient au mandataire.
Auparavant le délai de transmission était :
De 1 mois à compter de la cessation des fonctions de l’ancien mandataire.
Jusqu’à 3 mois concernant la remise :
du solde des fonds disponibles après apurement des comptes,
de l'état des comptes des copropriétaires,
de l'état des comptes du syndicat.
L'article 18-2 de la Loi du 10/07/1965 a donc été modifié et adapté et compte à présent 3 paliers dans la transmission des pièces :
15 jours à partir de l’arrêt de ses fonctions
Situation de la trésorerie de la copropriété
Références de tous les compte bancaires du syndicat de copropriétaires
Coordonnées de la banque
1 mois à partir de l’arrêt de ses fonctions
L’ensemble de la trésorerie de la copropriété
L’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable
Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, il doit, dans ce délais de un mois, informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic
L’ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l’immeuble
3 mois à partir de l’arrêt de ses fonctions
État des comptes des copropriétaires et de celui du syndicat, après apurement et clôture du dernier exercice approuvé par l’Assemblée Générale.
Le dernier point inclus donc à présent dans les obligations de l’ancien syndic :
- De procéder aux écritures de régularisation des comptes (ce qui implique que l’exercice clos a été approuvé lors de l’assemblée générale),
- Mais également d’effectuer le rapprochement bancaire des comptes ouverts au nom du syndicat.
La possibilité de recours reste inchangée mais le Président statue à présent en référé.
Suite à la notification d’une mise en demeure restée dans réponse, le nouveau mandataire ainsi que le président du conseil syndical (dont une copie du bordereau doit lui être remise par le nouveau syndic) ont toujours la capacité de saisir le Président du Tribunal Judiciaire.
Le texte a uniquement apporté une modification en indiquant que le Président du Tribunal Judiciaire statue à présent en référé et non plus « comme en matière de référé » (une procédure accélérée au fond) pour :
- La remise sous astreinte des pièces, informations et documents dématérialisés,
- Le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure,
- Le versement de dommages et intérêts.
